SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Bab 1.                  Mengenal Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasilain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akutansi. SIA menelusuri sejumlah informasi mengenai esanan penjualan, penjualan dalam satuan unit, dan mata uang , penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji, dan jam kerja.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

·         Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan-laporan khusus yang memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. Laopran ini mencangkup laporan keuangan, SPT pajak dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan industri perbankan dan utilitas. Setelah informasi dicatat, laporan-laporan eksternal dapat dihasilkan jauh lebih cepat dan lebih mudah dibandingkan dengan di masa lalu.

·         Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan SIA untuk menangani aktivitas operasi rutin sepnjang siklus operasi perusahaan. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan dan menagih kas ke pelanggan.

·         Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga dierlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari satu organisasi. Contohnya adalah untuk mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan mendapat pelanggan yang paling banyak dalam pembelian.

·         Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perncanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporannyadirancang untuk membandigkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

·         Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Contohnya adalah sistem informasi dapat menggunakan kata sandi (password).

                        Cara lain menggambarkan SIA adalah dengan menganggap aplikasi akuntansilah yang mengatur inormasi. Aplikasi (application) adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan tertentu. Peranti lunak pengolah kata (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi. Didalam SIA juga terdapat interaksi antara sistem informasi akuntansi dengan seorang pengguna terutama terdiri atas  (1) pencatatan kejadian (2) pengentrian informasi tentang pemasok,pelanggan, karyawan dan produk (3)  pencetakan dokumen (4) pencetakan laporan (5) pelaksanaan informasi khusus untuk maksud tertentu. Off-the-shelf software adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk masyarakat umum.

Peran Akuntan dalam Hubungan dengan SIA

·         Akuntan sebagai pengguna

Para akuntan dan para manajer keuangan menggunakan sistem informasi untuk menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan ain-lain. Serta mendukung operasi bisnis dan pengambilan keputusan.

·         Akuntan sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

·         Akuntan sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak  bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik. Pengalaman dapat memberi suatu manfaat kompetitif dalam konsultasi mengenai pemerolehan desai, instalasi dan modifikasi sistem akuntansi.

·         Akuntan sebagai evaluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akutansi. Seperti auditor internal yang tugasnya mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit telah mencapai tujuannya, auditor eksternal yang tugasnya untuk mengaudit laporan keuangan , auditor harus mengevaluasi kendala dari sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

·         Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akutansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien mereka. Akuntan perlu meningkatkan keterampilan dan memperbarui pengetahuan mereka tentang teknilogi informasi secara berkesinambungan.

BAB 2.                          PROSES BINIS DAN DATA SIA

PROSES DAN KEJADIAN BISNIS

            Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnin untuk memperolah, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycle) megelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah hal-hal yang terjadi pada suatu saat tertentu. Masing-masing siklus transaksi melibatkan 1 kejadian.

            Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

§  Siklus pemerolehan/pembelian (acquasition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Suklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya besifat sama karena kebanyakan mencakangkup didalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1.      Mendiskusikan dengan para pemasok, sebelum melakukan pembelian perusahaan dapat menghubungi beberapa pemasok untuk memperoleh pemahaman tentang barang dan jasa yang tersedia, demikian dengan penetapan harganya.

2.      Memproses permintaan. Dokumen permintaan yang meminta barang / jasa mungkin pertama kali disiapka oleh karyawan dan disetujui oleh supervisor. Kemudian permintaan pembelian ini digunakan oleh departemen pembelian untuk pesanan kepemasok.

3.      Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang/jasa di masa mendatang. Perjanjian dengan pemasok meliputi pesanan pembelian (pesanan yang benar-benar dikirim ke pemasok) serta kontrak dengan para pemasok.

4.      Menerima barang/jasa dari pemasok. Perusahaan peru memastikan bahwa barang-barang tersebut benar-benar diterima dan dalam kondisi yang baik.

5.      Mengakui klaim atas barang/jasa yang diterima. Setelah barang tersebut diterima pemasok mengirim sebuah faktur. Jika faktu tagihan akurat, departemen utang usaha mencatat faktur tersebut.

6.      Memiliki faktur-faktur yang akan dibayar. Banyak perusahaan memilih faktur-faktur yang akan segera dibayarkan menurut jadwal, hal ini sering dilakukan secara mingguan.

7.      Menulis cek. Setelah faktur-faktur dipilih untuk pembayaran, cek dituliskan dan ditanda tangani, dan dikirim ke pemasok.

§  Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk pelanggan. Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencangkup didalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1.      Merenspons permintaan dari pelanggan. Permintaan informasi pelanggan bisa ditangani oleh seorang tenaga penjualan.

2.      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang. Contohnya adalah pesanan pelanggan untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahaan barang atau jasa dimasa depan.

3.      Menyediakan jasa atau mengirim barang kepelanggan. Fungsi ini sangan penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa, karyawan kuncinya adalah para penyedia jasa. Untuk barang, staf gudang, dan pengiriman memainkan peran yang aktif.

4.      Menagih pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.

5.      Melakukan penagihan uang. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, uang tunai ditagih dari pelanggan.

6.      Menyetorkan uang kas ke bank. Pihak-pihak yang terlibat disini adalah kasir dan bank.

7.      Menyusun laporan. Beraneka jenis laporan mungkin dibuat untuk siklus pendapatan. Contohny mencangkup daftar pesanan, daftar pengiriman dan daftar penerimaan kas.

§  Siklus konversi (conversion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa.

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

            Berikut ini merupakan cara yang sistematis untuk memisahkan suatu proses dalam satu rangkaian kejadian.

Pedoman mengakui kejadian

Pedoman berikut berfokus pada pergeseran tanggung jawab didalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian. Sering kali didalam proses bisnis dihentikan dan mulai lagi dilain waktu.

·         Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu deprtemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

·         Pedoman 2 : abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

·         Pedoman 3 : kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal lainnya.

·         Pedoman 4 : kenali kejadian ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan oleh internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang dilur organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

·         Pedoman 5 : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum kejadian itu.

PENGORGANISASIAN DALAM SIA

            Data dapat diorganissi dalam banyak cara. Pada sistem manual, dokumen, sumber jurnal, buku besar dan buku besar pembantu yang digunakan. Pada sistem yang terkomputerisasi , pada umunya perusahaan menggunakan dokumen sumber dan file data.

JENIS-JENIS FILE DAN DATA

            Dua jenis data ang penting dari file data adalah file induk dan file transaksi.

File Induk

File induk memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

·         File induk menyimpan data yag relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

·         Barang/jasa

·         Agen eksternal

·         Agen internal

File Transaksi

File transaksi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian

·         File transaksi biasanya mencangkup suatu field untuk tanggal transaksi

·         File transaksi biasanya mencangkup informasi kuantitas dan harga.

·         Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Hubungan antara file induk dan file transaksi adalah untuk mengetahui nomor pelanggan, mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan, mengetahui barang apa yang dipesan dan memperoleh data-data pemesan.

Ada 3 jenis aktivitas untuk mengumpulkan atau penggunaan data yaitu pencatatan, pembaruan dan pemeliharaan file. Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian kedalam file transaksi. Pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar disuatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

BAB 3.                        MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML (unifed modeling language)

            UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, menvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. Diagram aktivitas UML memainkan peran seperti sebuah“peta” dalam memahami proses bisnis dengan meunjukkan urutan aktivitas didalam proses. Berbagai derajat perincian akan dibutuhkan, yaitu overview diagram dan detailed diagram. Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari roses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian. Sedangkan detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajiannlebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.

Membuat Overview Activity Diagram

            Langkah-langkah membuat overview activity diagram adalah sebagai berikut :

Langkah pendahuluan :

·         Langkah 1 : membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting

·         Langkah 2 : membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian

Langkah-langkah untuk membuat diagram aktivitas :

·         Langkah 3: menunjukkan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes

·         Langkah 4: membuat diagram untuk masing-masng kejadian

·         Langkah 5 : menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis. Tunjukkan arus infrmasi dari kejadian ke dokumen dan sebaliknya.

·         Langkah 6: menggambar tabel (file) yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dri kejadian tabel dan sebaliknya.

Membuat Detailed Activity Diagram

            Langkah-langkah membuat overview activity diagram adalah sebagai berikut :

·         Langkah 1: tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas

·         Langkah 2: buatlah tabel arus kerja

·         Langkah 3 : identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan

·         Langkah 4: untu setiap detailed activity diagram lakukanlah beberapa langkah pendahuluan berikut:

4a. Buatlah swimlane untuk agen-agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram

4b. Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitasdidalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut.

4c. Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas

4d. Atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas didalam diagram tersebut.

4e. Gunakan gais putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.

4f. Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer.

4g. Funakan garis putus-putus untuk menghubungkan   aktivitas dan tabel.

BAB 4.            MENGIDENTIFIKASI RESIKO & PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal & Peran Akuntan

            Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektivitas dan efisiensi operasi, kendala laporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

            Pengendalian internal menurut laporan COSO ada lima, yaitu sebagai berikut :

1.      Lingkungan pengendalian

2.      Penentuan resiko

3.      Aktivitas penendalian, yang meliputi penelahaan kinerja, pemisah tugas, pengendalian aplikasi, dan pengendalian umum.

4.      Informasi dan komunikasi

5.      Pengawasan

Sasaran pengendalian yang disebutkan di laporan COSO mencangkup sebagai berikut:

1.      Efektivitas dan efisiensi

2.      Keandalan pelaporan keuangan

3.      Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

4.      Pengaman aset

Sasaran dan Resiko Pengendalian Internal

Sasaran :

-          Pelaksanaan     : pelaksanaan yang tepat transaksi pada siklus pendapatan dan    pemerolehan

-          Sistem informasi : pemelihara file, pencatatan, pembaruan data yang tepat dalam sistem informasi

-          Perlindungan aset : pengamanan aset

-          Kinerja : kinerja yang memuaskan dari organisasi orang, departemen, baran atau jasa.

Risiko :

-          Pelaksanaan     : risiko tidak tercapainya sasaran pelaksanaan

-          Sistem infoemasi : risiko tidak tercapainya sasaran informasi

-          Perlindungan aset : risiko kehilangan atau pencurian aset

-          Kinerja : risiko tidak tercapainya sasaran kinerja.

Pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan

Risiko pencatatan yang umum untuk siklus pendapatan dan pemerolehan adalah sebagai berikut :

·         Kejadian yang tidak pernah terjadi dicatat

·         Kejadian tidak dicatat, terlambat dicatat, atau dicatat dua kali tanpa sengaja

·         Dicatatnya jenis barang atau jasa yang salah

·         Dicatatnya kuantitas atau harga yang salah

·         Dicatatnya agen internal atau eksternal yang salah

·         Salah mencatat data lainnya, seperti tanggal , akun-akun buku besar, atau perincian lainnya.

Tiga langkah bermanfaat dalam mengidentifikasi risiko-risiko pencatatan:

Langkah 1 : dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari

Langkah 2 : tinjaulah kejadian tersebut dan identifikasi kejadian-kejadian dimana data dicatat didokumen sumber atau pada file transaksi

Langkah 3 : untuk setiap kejadian dimana data dicatat didokumen sumber atau record transaksi, perhatian risiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya.

Pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan

Risikio pembaruan adalah risiko kesalahan dalam memperbarui data ringkasan di file  induk (dalam sistem komputer) atau buku besar pembantu (dalam sistem manual).

Risiko pembaruan yang bersifat umum adalah sebagai berikut :

·         Pembaruan record induk diabaikan atau tanpa sengaja dua kali diperbarui

·         Pembaruan record induk terjadi pada waktu yang salah

·         Field ringkasan diperbarui dengan jumlah yang salah

·         Record induk salah diperbarui.

Tiga langkah bermanfaat dalam mengidentifikasi risiko pembaruan :

Langkah 1 : identifikasilah risiko-risiko pencatatan

Langkah 2 : identifikasi kejadian-kejadian yang mengcangkup aktivitas pembaruan

Langkah 3 : untuk setiap kejadian dimana file induk diperbarui, diperhatikan risiko-risiko pembaruan sebelumnya.

            Pengendalian disusun menjadi empat kategori berikut ini :

§  Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan antarkerja dan memfokuskan pada tanggung jawab atas kejadian, urutan kejadian, dan arus informasi antar kejadian dalam proses bisnis.

§  Pengendalian input dgunakan untuk mengendalikan input data kedalam sistem komputer.

§  Pengendalian mum adalah pengendalian yang diterapkan pada banyak proses. Pengendalian umum ini harus diterapkan dengan benar agar pengendalian arus kerja dan pengendalian input berjalan efektif.

§  Penelahaan kinerja adalah aktivitas- aktivitas yang mencangkup analisis kinerja yang meliputi perbandingan hasil aktual dengan anggaran ,proyeksi, standar, dan data periode lalu.