DFD TOKO SUKAMTO JAYA

RABGKUMAN BAB 5 - BAB 7

NUR FITRIYANI 35111305 3DB11

BAB 5. MEMAHAMI DAN MENDESAI DATA AKUNTANSI

Mendokumentasikan File Transaksi

            Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi .

Pada bab sebelumnya menekankan peran kejadian dalam memahami SI. Satu perbedaan kejadian pembahasan terdahulu dengan kejadian dengan pembahasan bab ini adalah bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam sistem komputer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain tidak semua kejadian relevan dengan permodelan data. Terdapat 4 pedoman yang akan membantu mengidentifikasi kejadian-kejadian yang relevan untuk desain data, yaitu :

-          Pedoman 1 : tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Pedoman 2 : keluarkan kejadian tidak perlu dicatat didalam sistem komputer

-          Pedoman 3: keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencangkup penggunaan data yang dicatat didalam SIA

-          Pedoman 4: keluarkan kejadian pemeliharaan

Kejadian dan Tabel Induk

Secara umum tabel induk digunakan untuk menyimpan data yang relatif permanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan tabel induk untuk menympan data jenis yang diberikan dibagian selanjutnya. Salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk menghemant entri waktu data dan penyimpanan.

Atribut dan Hubungan

Atribut adalah unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna. Kolom dalam basis data relasional yang ekuivalen dengan field di dalam file. 3 konsep penting untuk membantu dalam memperbaiki desai awal yang dikembangkan dari analisis kejadian :

1.      Kunci primer

2.      Atribut terhubung (kunci asing)

3.      Kardinalitas hubungan.

4.      Ketiga konsep tersebut bersama-sama membantu piranti perangkat lunak basis data mengaitkan beberapa dokumen dan laporan.

-          Kunci utama (primary key) adalah atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, etiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

-          Kunci asisng . foreign key adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

Hubungan antar Tabel

Di dalam basis data, kardinalitas hubungan adalah penting dalam mendesai basis data. Kardinalitas hubungan menunjukkan beberapa banyak kejadian dari satu jenis entitas dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut digunakan dalam basis data :

1.      Hubungan satu dengan satu

Hubungan satu dengan satu antar ebtitas tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak, tetapi justru terjadi di SIA.

2.      Hubungn satu dengan banyak

Hubungan satu dengan banyak sangat umum di dalam sistem akuntansi.

3.      Hubungan banyak dengan banyak

Pendesainan Data dengan Diagram Kelas UML

Diagram kelas uml digunakan sebagai alat untuk mendokumentasikan desain data. Kemudian dibahas objek desain data yang meliputi tabel transaksi,tabel induk, dan kunci utama untuk mengidentifikasi record ditabel-tabel tersebut.

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas uml

1.      Langkah 1 : letakkan tabel(file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas uml.

2.      Langkah 2 : letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas uml

3.      Lagkah 3: tentukan hubungan yang dibutuhkan antar tabel

4.      Langkah 4: tentukan atribut

BAB 6. MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Query

            Query adalah elemen penting basis data relasional. Bahasa query telah dikembangkan ntuk memungkin kan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yang lebih terstruktur.

-          Structured Query Language (SQL)

SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional. Pengetahuan mengenai SQL akan membantu dalam bekerja dengan berbagai macam peranti lunak DBMS.

-          Query by Example (QBE)

QBE adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancangan menentukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih dengan menggunakan sebuah gird.

Spesifikasi Query

·         Query satu tabel

 atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query ?tabel apa saja yang memuat atribut atribut yang di perlukan untuk output query. – kriteria apa saja yang kan di gunakan untuk menghasilkan output?atribut apa saja yang di guanakan di dalam kriteria?

·         Query banyak tabel

Query bisa mencaskup banyak data . untuk query banyak tabel , kita juga harus memastikan bahwa tabel tabel yang berbeda dalam query dengan tepat di hubungkan satu sama lain.

Menentukan kriteria dengan banyak kondisi

Operator AND merupakan operator bolean  yang berarti bahwa setiap kondisi dikriteria haruslah benar untuk seluruh kriteria yang akan di penuhi. diQBE grid anda hanya cukup memasukan kondisi , dan memlalui default , MS acces akan mengasumsikan kondisi kondiasi ini dihubungkan dengan AND.

Jenis-jenis laporan

1.      Laporan daftar sederhana

daftar transaksi penjualan.

2.      Laporan perincian yang di kelompokan

daftar transaksi penjualan yang di kelompokan menurut jenis produk yang du jual , dengan subtotal untuk setiap produk.

3.      Laporan ringkasan

hanya memberikan ringkasan-ringkasan angka penjualan , seperti total penjualan untuk setiap produk , tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan,.

4.      laporan entitas tunggal

seperti faktur penjualan hanya memberikan perincin mengenai satu kejadian.

Tata letak laporan

Sebagian besar laporn memiliki header laporan , header halaman , footer halaman , dan footer laporan .

·         Header laporan menunjukan informasi yang di terapkan pada seluruh laporan misalnya nama laporan dan perusahaan , tanggal laporan , dan nomor halaman.

·         Header halaman dapat di guanakan untuk menentukan informasi yang tampak di bagian atas setiap halaman.

·         Footer halaman : tampak di bagian bawah setip halaman biasanya mencakup nomor halaman.

·         Footer laporan :terlihat satu kali di bagian akhir laporan.

·         Perinciaan laporan :berisi informasi utama di laporan.

·         Laporan berkelompok adalah laporan yang di kelompokan menurut sesuatu.

·         Header kelompok : di gunakan untuk menyajikan informasi yang umum bagi kelompok tersebut.

·         Perincian kelompok : transaksi yang berkaitan dengan kelompok disebutkan dibagian perincian kelompok.

·         Footer kelompok :dapat digunakan memberikan informasi yang bermanfaat di dalam laporan yang di kelompokan footer.

LAPORAN KEJADIAN

Terdapat 4 model laporan kejadian yang diklasifikasikan menurut struktur yaitu :

1.      Daftar kejadian sederhana

Daftar kejadian sederhana menyediakan daftar yang sederhana selama suatu periode waktu yang di susun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokan atau subtotal.

2.      Laporan perincian jekadian yang dikelompokkan

Laporan perincian kejadian yang di kelompokan menanpilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya di kelompokan menurut barang / jasa  atau agen. Laporan seperti itu dapat mencakup data acuan mengenai barang / jasa atau agen maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang / jasa tau agen.

3.      Laporan kejadian ringkasan

Laporan ringkasan kejadian meringkas data kejadian menurut berbagai parameter.

4.      Kejadian tunggal

Daftar acuan dan laporan status

Daftar acuan : daftar acuan hanya melaporakan data yang di ambil dari tabel induk. Sedangkan laporan status : laporan status menyediakan data ringkasan mengenai barang,jasa,agen. Contoh data ringkasan adalah : jumlah_barang_di_gudang, saldo_utang,dan penjualan_hingga_sekarang.

-          Laporan status perincian berkelompok, menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang jasa atau agen maupun kejadian ang menyebabkan perubahan data ringkasan.

-          Laporan ringkasan status,mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang ,jasa , atau agen.

-           Laporan status barang/jasa atau agen,biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas , seperti planggan , pemasok , atau unsur persediaan .

-           

BAB 7 MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Sebagai pengguna SIA, akuntan harus memahami formulir-formulir SIA khusus serta isi, organisasi, dan fitur interaksi pengguna. Formulir sangatlah penting dalam pengembangan SIA.

Formulir biasa digunakan untuk menambahkan data ke tabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir, yaitu:

• Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel.
• Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.
• Dua formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.

Formulir identik dengan entri data. Banyak cara menginput data, di antaranya:

• Agen internal mengetik data.
• Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian.
• Agen internal memindai kode barang produk atau kartu identifikasi pelanggan.
• Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Untuk memahami bagaimana data dikumpulkan di sebuah perusahaan, seorang evaluator atau perancang dapat mengembangkan sebuah daftar cara di mana sistem itu dilakukan. UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem.

Terdapat beberapa elemen antarmuka yang umum dalam sebuah formulir, yaitu kotak teks, label, fitur  pencarian, tombol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

Formulir dapat dibentuk agar menyediakan fitur pencarian, pemeriksaan record, konfirmasi, aturan validasi, dan fitur-fitur lainnya yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses input data. Beberapa format untuk formulir di antaranya satu record, bentuk tabel, dan multitabel.

Wawancara

Catatan dari Wawancara dengan Pemilik Toko Sukamto Jaya

Saya               :  Produk apa saja yang dijual  di toko anda ?

Narasumber    : Produk yang saya jual banyak macamnya. Toko saya ini menyediakan banyak barang untuk kebutuhan sehari-hari. Saya menjual beras, minyak, makanan kecil, roti ,gas untuk memasak, kebutuhan untuk mandi, macam-macam air minum dan lain-lain. Sangat banyak sebenarnya tapi tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Toko saya termasuk toko yang lengkap.

Saya               : Siapa saja pelanggan-pelanggan anda ?

Narasumber    : Pelanggan saya biasanya adalah pemilik warung-warung kecil. Mereka biasa membeli secara grosiran.  Perusahaan terkadang juga memasok kebutuhan air minumnya dari toko saya. 

Saya               : Bagaimana cara pelanggan mengetahui barang-barang yang anda jual?

Narasumber    : Dari luar toko saja sudah terlihat kalau saya menjual berbagai barang kebutuhan sehari-hari. Mereka juga tahu dari mulut ke mulut sehingga banyak yang membeli di toko saya. Jika sudah menjadi pelanngan biasanya saya memberikan sedikit bonus ketika hari-hari penting seperti Hari Raya Idhul Fitri atau Natal. Tujuannya agar talisirahturahmi kita tetap terjaga walau hanya sebagai pemilik toko dan pembeli.

Saya               : Bagaimana pesanan pelanggan dipenuhi? Apakah prosesnya berbeda menurut jenis barangnya?

Narasumber    : saya mempekerjakan beberapa orang untuk membantu saya dalam menangani pelanggan. Karena pelanggan yang datang terkadang banyak sehingga saya kualahan. Karyawan saya akan membantu untuk mengambil pesanan para pelanggan, ketika pembayaran maka saya yang akan mengurusnya.  Prosesnya sama terhadap semua jenis barang. Hanya saja jika barang yang dipesan dalam jumlah besar kita bisa mengantarkan ke tempat pelanggan. Seperti itulah prosesnya.

Saya               : Berapakah keuntungan yang anda dapat perbulannya??

Narasumber   : keutungan yang saya dapat kira-kira ± 5juta/perbulan. Itu sudah laba bersih dan sudah untuk membayar gaji karyawan saya juga.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Bab 1.                  Mengenal Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasilain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akutansi. SIA menelusuri sejumlah informasi mengenai esanan penjualan, penjualan dalam satuan unit, dan mata uang , penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji, dan jam kerja.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

·         Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan-laporan khusus yang memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. Laopran ini mencangkup laporan keuangan, SPT pajak dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan industri perbankan dan utilitas. Setelah informasi dicatat, laporan-laporan eksternal dapat dihasilkan jauh lebih cepat dan lebih mudah dibandingkan dengan di masa lalu.

·         Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan SIA untuk menangani aktivitas operasi rutin sepnjang siklus operasi perusahaan. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan dan menagih kas ke pelanggan.

·         Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga dierlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari satu organisasi. Contohnya adalah untuk mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan mendapat pelanggan yang paling banyak dalam pembelian.

·         Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perncanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporannyadirancang untuk membandigkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

·         Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Contohnya adalah sistem informasi dapat menggunakan kata sandi (password).

                        Cara lain menggambarkan SIA adalah dengan menganggap aplikasi akuntansilah yang mengatur inormasi. Aplikasi (application) adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan tertentu. Peranti lunak pengolah kata (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi. Didalam SIA juga terdapat interaksi antara sistem informasi akuntansi dengan seorang pengguna terutama terdiri atas  (1) pencatatan kejadian (2) pengentrian informasi tentang pemasok,pelanggan, karyawan dan produk (3)  pencetakan dokumen (4) pencetakan laporan (5) pelaksanaan informasi khusus untuk maksud tertentu. Off-the-shelf software adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk masyarakat umum.

Peran Akuntan dalam Hubungan dengan SIA

·         Akuntan sebagai pengguna

Para akuntan dan para manajer keuangan menggunakan sistem informasi untuk menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan ain-lain. Serta mendukung operasi bisnis dan pengambilan keputusan.

·         Akuntan sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

·         Akuntan sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak  bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik. Pengalaman dapat memberi suatu manfaat kompetitif dalam konsultasi mengenai pemerolehan desai, instalasi dan modifikasi sistem akuntansi.

·         Akuntan sebagai evaluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akutansi. Seperti auditor internal yang tugasnya mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit telah mencapai tujuannya, auditor eksternal yang tugasnya untuk mengaudit laporan keuangan , auditor harus mengevaluasi kendala dari sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

·         Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akutansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien mereka. Akuntan perlu meningkatkan keterampilan dan memperbarui pengetahuan mereka tentang teknilogi informasi secara berkesinambungan.

BAB 2.                          PROSES BINIS DAN DATA SIA

PROSES DAN KEJADIAN BISNIS

            Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnin untuk memperolah, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycle) megelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah hal-hal yang terjadi pada suatu saat tertentu. Masing-masing siklus transaksi melibatkan 1 kejadian.

            Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

§  Siklus pemerolehan/pembelian (acquasition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Suklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya besifat sama karena kebanyakan mencakangkup didalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1.      Mendiskusikan dengan para pemasok, sebelum melakukan pembelian perusahaan dapat menghubungi beberapa pemasok untuk memperoleh pemahaman tentang barang dan jasa yang tersedia, demikian dengan penetapan harganya.

2.      Memproses permintaan. Dokumen permintaan yang meminta barang / jasa mungkin pertama kali disiapka oleh karyawan dan disetujui oleh supervisor. Kemudian permintaan pembelian ini digunakan oleh departemen pembelian untuk pesanan kepemasok.

3.      Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang/jasa di masa mendatang. Perjanjian dengan pemasok meliputi pesanan pembelian (pesanan yang benar-benar dikirim ke pemasok) serta kontrak dengan para pemasok.

4.      Menerima barang/jasa dari pemasok. Perusahaan peru memastikan bahwa barang-barang tersebut benar-benar diterima dan dalam kondisi yang baik.

5.      Mengakui klaim atas barang/jasa yang diterima. Setelah barang tersebut diterima pemasok mengirim sebuah faktur. Jika faktu tagihan akurat, departemen utang usaha mencatat faktur tersebut.

6.      Memiliki faktur-faktur yang akan dibayar. Banyak perusahaan memilih faktur-faktur yang akan segera dibayarkan menurut jadwal, hal ini sering dilakukan secara mingguan.

7.      Menulis cek. Setelah faktur-faktur dipilih untuk pembayaran, cek dituliskan dan ditanda tangani, dan dikirim ke pemasok.

§  Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk pelanggan. Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencangkup didalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1.      Merenspons permintaan dari pelanggan. Permintaan informasi pelanggan bisa ditangani oleh seorang tenaga penjualan.

2.      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang. Contohnya adalah pesanan pelanggan untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahaan barang atau jasa dimasa depan.

3.      Menyediakan jasa atau mengirim barang kepelanggan. Fungsi ini sangan penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa, karyawan kuncinya adalah para penyedia jasa. Untuk barang, staf gudang, dan pengiriman memainkan peran yang aktif.

4.      Menagih pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.

5.      Melakukan penagihan uang. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, uang tunai ditagih dari pelanggan.

6.      Menyetorkan uang kas ke bank. Pihak-pihak yang terlibat disini adalah kasir dan bank.

7.      Menyusun laporan. Beraneka jenis laporan mungkin dibuat untuk siklus pendapatan. Contohny mencangkup daftar pesanan, daftar pengiriman dan daftar penerimaan kas.

§  Siklus konversi (conversion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa.

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

            Berikut ini merupakan cara yang sistematis untuk memisahkan suatu proses dalam satu rangkaian kejadian.

Pedoman mengakui kejadian

Pedoman berikut berfokus pada pergeseran tanggung jawab didalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian. Sering kali didalam proses bisnis dihentikan dan mulai lagi dilain waktu.

·         Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu deprtemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

·         Pedoman 2 : abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

·         Pedoman 3 : kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal lainnya.

·         Pedoman 4 : kenali kejadian ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan oleh internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang dilur organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

·         Pedoman 5 : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum kejadian itu.

PENGORGANISASIAN DALAM SIA

            Data dapat diorganissi dalam banyak cara. Pada sistem manual, dokumen, sumber jurnal, buku besar dan buku besar pembantu yang digunakan. Pada sistem yang terkomputerisasi , pada umunya perusahaan menggunakan dokumen sumber dan file data.

JENIS-JENIS FILE DAN DATA

            Dua jenis data ang penting dari file data adalah file induk dan file transaksi.

File Induk

File induk memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

·         File induk menyimpan data yag relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

·         Barang/jasa

·         Agen eksternal

·         Agen internal

File Transaksi

File transaksi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian

·         File transaksi biasanya mencangkup suatu field untuk tanggal transaksi

·         File transaksi biasanya mencangkup informasi kuantitas dan harga.

·         Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Hubungan antara file induk dan file transaksi adalah untuk mengetahui nomor pelanggan, mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan, mengetahui barang apa yang dipesan dan memperoleh data-data pemesan.

Ada 3 jenis aktivitas untuk mengumpulkan atau penggunaan data yaitu pencatatan, pembaruan dan pemeliharaan file. Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian kedalam file transaksi. Pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar disuatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

BAB 3.                        MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML (unifed modeling language)

            UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, menvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. Diagram aktivitas UML memainkan peran seperti sebuah“peta” dalam memahami proses bisnis dengan meunjukkan urutan aktivitas didalam proses. Berbagai derajat perincian akan dibutuhkan, yaitu overview diagram dan detailed diagram. Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari roses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian. Sedangkan detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajiannlebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.

Membuat Overview Activity Diagram

            Langkah-langkah membuat overview activity diagram adalah sebagai berikut :

Langkah pendahuluan :

·         Langkah 1 : membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting

·         Langkah 2 : membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian

Langkah-langkah untuk membuat diagram aktivitas :

·         Langkah 3: menunjukkan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes

·         Langkah 4: membuat diagram untuk masing-masng kejadian

·         Langkah 5 : menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis. Tunjukkan arus infrmasi dari kejadian ke dokumen dan sebaliknya.

·         Langkah 6: menggambar tabel (file) yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dri kejadian tabel dan sebaliknya.

Membuat Detailed Activity Diagram

            Langkah-langkah membuat overview activity diagram adalah sebagai berikut :

·         Langkah 1: tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas

·         Langkah 2: buatlah tabel arus kerja

·         Langkah 3 : identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan

·         Langkah 4: untu setiap detailed activity diagram lakukanlah beberapa langkah pendahuluan berikut:

4a. Buatlah swimlane untuk agen-agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram

4b. Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitasdidalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut.

4c. Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas

4d. Atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas didalam diagram tersebut.

4e. Gunakan gais putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.

4f. Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer.

4g. Funakan garis putus-putus untuk menghubungkan   aktivitas dan tabel.

BAB 4.            MENGIDENTIFIKASI RESIKO & PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal & Peran Akuntan

            Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektivitas dan efisiensi operasi, kendala laporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

            Pengendalian internal menurut laporan COSO ada lima, yaitu sebagai berikut :

1.      Lingkungan pengendalian

2.      Penentuan resiko

3.      Aktivitas penendalian, yang meliputi penelahaan kinerja, pemisah tugas, pengendalian aplikasi, dan pengendalian umum.

4.      Informasi dan komunikasi

5.      Pengawasan

Sasaran pengendalian yang disebutkan di laporan COSO mencangkup sebagai berikut:

1.      Efektivitas dan efisiensi

2.      Keandalan pelaporan keuangan

3.      Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

4.      Pengaman aset

Sasaran dan Resiko Pengendalian Internal

Sasaran :

-          Pelaksanaan     : pelaksanaan yang tepat transaksi pada siklus pendapatan dan    pemerolehan

-          Sistem informasi : pemelihara file, pencatatan, pembaruan data yang tepat dalam sistem informasi

-          Perlindungan aset : pengamanan aset

-          Kinerja : kinerja yang memuaskan dari organisasi orang, departemen, baran atau jasa.

Risiko :

-          Pelaksanaan     : risiko tidak tercapainya sasaran pelaksanaan

-          Sistem infoemasi : risiko tidak tercapainya sasaran informasi

-          Perlindungan aset : risiko kehilangan atau pencurian aset

-          Kinerja : risiko tidak tercapainya sasaran kinerja.

Pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan

Risiko pencatatan yang umum untuk siklus pendapatan dan pemerolehan adalah sebagai berikut :

·         Kejadian yang tidak pernah terjadi dicatat

·         Kejadian tidak dicatat, terlambat dicatat, atau dicatat dua kali tanpa sengaja

·         Dicatatnya jenis barang atau jasa yang salah

·         Dicatatnya kuantitas atau harga yang salah

·         Dicatatnya agen internal atau eksternal yang salah

·         Salah mencatat data lainnya, seperti tanggal , akun-akun buku besar, atau perincian lainnya.

Tiga langkah bermanfaat dalam mengidentifikasi risiko-risiko pencatatan:

Langkah 1 : dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari

Langkah 2 : tinjaulah kejadian tersebut dan identifikasi kejadian-kejadian dimana data dicatat didokumen sumber atau pada file transaksi

Langkah 3 : untuk setiap kejadian dimana data dicatat didokumen sumber atau record transaksi, perhatian risiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya.

Pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan

Risikio pembaruan adalah risiko kesalahan dalam memperbarui data ringkasan di file  induk (dalam sistem komputer) atau buku besar pembantu (dalam sistem manual).

Risiko pembaruan yang bersifat umum adalah sebagai berikut :

·         Pembaruan record induk diabaikan atau tanpa sengaja dua kali diperbarui

·         Pembaruan record induk terjadi pada waktu yang salah

·         Field ringkasan diperbarui dengan jumlah yang salah

·         Record induk salah diperbarui.

Tiga langkah bermanfaat dalam mengidentifikasi risiko pembaruan :

Langkah 1 : identifikasilah risiko-risiko pencatatan

Langkah 2 : identifikasi kejadian-kejadian yang mengcangkup aktivitas pembaruan

Langkah 3 : untuk setiap kejadian dimana file induk diperbarui, diperhatikan risiko-risiko pembaruan sebelumnya.

            Pengendalian disusun menjadi empat kategori berikut ini :

§  Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan antarkerja dan memfokuskan pada tanggung jawab atas kejadian, urutan kejadian, dan arus informasi antar kejadian dalam proses bisnis.

§  Pengendalian input dgunakan untuk mengendalikan input data kedalam sistem komputer.

§  Pengendalian mum adalah pengendalian yang diterapkan pada banyak proses. Pengendalian umum ini harus diterapkan dengan benar agar pengendalian arus kerja dan pengendalian input berjalan efektif.

§  Penelahaan kinerja adalah aktivitas- aktivitas yang mencangkup analisis kinerja yang meliputi perbandingan hasil aktual dengan anggaran ,proyeksi, standar, dan data periode lalu.